Du télétravail imposé en situation exceptionnelle à un télétravail qui se prolonge

Une situation prolongée de télétravail appelée à évoluer dans le temps

Le télétravail imposé lors du confinement de mars 2020 a été mis en place en urgence pour faire face à la situation exceptionnelle de lutte contre la pandémie de Covid-19. Il se différenciait du télétravail régulier parce qu’il était obligatoire, à temps plein, à domicile, sans possibilité de recours à un tiers lieu, et parfois avec des contraintes familiales prégnantes.

Aujourd’hui, les situations sont très diverses : certains salariés restent en télétravail alors que d’autres parce que leur activité l’exige sont à temps plein en entreprise.  De nouvelles modalités d’organisation du travail sont mises en place : elles sont variables d’une entreprise à l’autre. Le télétravail peut être organisé selon des planifications hebdomadaires diverses répondant aux exigences des fonctions, des impératifs de distanciation physique, et des aménagements liés à l’état de santé de certains salariés. Les entreprises doivent s’organiser pour assurer sur la durée de bonnes conditions de travail à leurs télétravailleurs.

Un retour d’expérience essentiel

La période de travail à distance confiné de la première période de confinement a été très particulière et toutes ses conséquences ne sont pas encore connues. Certaines entreprises ont souhaité faire rapidement un bilan de cette expérience, généralement à partir de l’exploitation de questionnaires diffusés aux salariés ou de réunions d’échanges.  Cette analyse va permettre dans de nombreux cas de définir des axes d’amélioration pour la mise en œuvre du télétravail. Pour les entreprises n’ayant pas encore initié cette démarche, il est toujours possible de l’engager sans tarder.

Ce retour d’expérience devra être adapté et décliné selon l’entreprise. Il pourra par exemple s’organiser autour de deux axes. Après un premier temps de retour sur les ressentis de chacun, encadrants et salariés, il s’agit de tirer les enseignements de la façon dont les télétravailleurs ont travaillé individuellement et collectivement. L’objectif est de valoriser et de conserver ce qui a été efficace et de pointer les difficultés et les écueils éventuels.

Ce sera également l’occasion de reconnaître les efforts qui ont pu être déployés, de mettre en évidence et de valoriser le développement des compétences qui a pu s’opérer mais aussi l’autonomie, la polyvalence, l’inventivité dont ont pu faire preuve les télétravailleurs dans cette situation particulière.

Une nécessaire évaluation des risques

Cette poursuite du télétravail nécessite d’évaluer ses effets sur la santé et la sécurité des salariés.

Pour les entreprises n’y ayant jamais eu recours avant la crise sanitaire, les risques liés au télétravail n’ont souvent jamais été évalués. Or la mise en place du télétravail constitue une modification des conditions de travail dont l’impact sur la santé et la sécurité doit être évalué.

Pour les entreprises qui avaient déjà déployé le télétravail selon les règles en vigueur (accord collectif, charte ou accord de gré à gré avec le salarié), l’évaluation des risques a été réalisée pour des situations de télétravail « normal ». Elle n’a généralement pas pris en compte les risques liés à un télétravail déployé de façon plus importante : le document unique sera réactualisé en intégrant les nouvelles données.

Les risques professionnels potentiels sont les suivants :

• Des risques liés à un aménagement non adapté du poste de travail informatique à domicile, aménagement qui peut générer des contraintes posturales ou articulaires (épaules, coudes, poignets…). Par exemple : l’utilisation d’un ordinateur portable avec un petit écran, un pavé tactile et un clavier intégrés ; l’absence de clavier et de souris déportés ; le travail réalisé ailleurs que sur un bureau (table de repas, table basse de salon…) et avec un siège non prévu pour cet usage et non réglable.
  Les conséquences peuvent être des troubles musculosquelettiques (TMS) d’intensité variable, se situant généralement au niveau du rachis et des membres supérieurs et se manifestant sous la forme de gêne, de douleurs musculaires, tendineuses, voire articulaires pouvant conduire à des lésions.
• Des risques liés aux postures assises prolongées et au manque d’activité physique associés au travail informatique à domicile. Le télétravail conduit à diminuer les déplacements à pied quotidiens en supprimant les trajets vers le lieu de travail ou les déplacements à l’intérieur de l’entreprise, et à rester assis plus longtemps. Cela peut être à l’origine de TMS et avoir d’autres effets sur la santé comme l’augmentation du risque cardiovasculaire.
  (Pour aller plus loin : Desbrosses K. Comportement sédentaire au travail. HST, N° 252, Sept 2018).
• Des risques psychosociaux. En anticipant la poursuite du télétravail dans les mois à venir, le conseil scientifique Covid-19, dans son avis du 27 juillet 2020, a insisté sur la prévention des RPS. Il incite les employeurs et les pouvoirs publics à une vigilance particulière les concernant afin d’étudier, de prévenir et d’accompagner les conséquences de l’épidémie et du confinement dans ce domaine (Avis n°8 du conseil scientifique Covid-19. Se préparer maintenant pour anticiper un retour du virus à l’automne. 27 juillet 2020).
  En effet, le télétravail semble être à l’origine de certains facteurs de risques psychosociaux :
  • difficulté de séparation entre sphère professionnelle et privée ;
  • isolement du collectif, voire sentiment d’abandon ;
  • modifications des relations interpersonnelles ;
  • difficultés à accéder aux informations ;
  • longues heures de travail ;
  • augmentation de la charge mentale ;
  • questionnement sur le sens du travail ;
  • trop grande autonomie face au travail et aux problèmes éventuels ;
  • difficultés à gérer les problèmes techniques lors de l’utilisation des outils numériques
  • baisse de la motivation ;
  • sentiment de déshumanisation dans la relation à l’encadrement (contrôle, reporting…).

Compte tenu de la diversité des effets potentiels du télétravail sur la santé des salariés l’approche de l’évaluation des risques est d’autant plus constructive qu’elle est menée collectivement : il convient d’y associer les salariés, les encadrants, les Instances représentatives du personnel (IRP), les services de santé au travail… afin d’appréhender au mieux les difficultés et les risques présentés par cette organisation du travail.

Le temps de connexion en télétravail : une vigilance accrue

Le déploiement important du télétravail amorcé ces derniers mois et pérennisé par certaines entreprises est susceptible de favoriser les risques de dérive du temps de connexion en télétravail.

Les risques liés à l’hyperconnexion sont d’autant plus à craindre que la reprise d’activité des entreprises a lieu malgré la persistance de conditions encore dégradées au niveau des moyens humains, matériels et organisationnels. Le temps de connexion en télétravail est du temps de travail et il appartient à l’employeur de contrôler ce temps, aussi bien en horaire qu’en amplitude.

Les entreprises ayant déployé le télétravail avant la pandémie disposent déjà très souvent d’un accord ou d’une charte sur le droit à la déconnexion. Le retour d’expérience réalisé après la phase de télétravail imposé peut leur permettre de faire évoluer si nécessaire les bonnes pratiques mises en œuvre pour préserver ce droit à la déconnexion (plages horaires de télétravail, indicateurs d’absence, degré d’urgence de traitement des messages…).

Quelles mesures de prévention pour un télétravail prolongé ?

Pour les salariés, il est recommandé de :

• s’installer, dans la mesure du possible, dans un espace de travail dédié (ou mieux dans une pièce isolée) afin de ne pas être dérangé ;
• aménager de façon pérenne leur poste de travail de manière à pouvoir travailler dans de bonnes conditions et de façon à limiter les risques de troubles musculosquelettiques.
• organiser leur travail en :
  • s’octroyant des pauses régulières afin de permettre des phases de repos visuel et d’éviter de maintenir une posture assise trop longtemps (pauses de cinq minutes toutes les heures par exemple) ;
  • se fixant des horaires (le plus simple est de garder le même rythme que celui pratiqué dans l’entreprise en se fixant l’heure de début et de fin et en prévoyant l’horaire de sa pause déjeuner) ;
  • anticipant et planifiant sa charge de travail sur la semaine pour organiser les travaux à faire selon les priorités et le temps nécessaire ; des points réguliers avec le manager sont recommandés pour aider à la gestion des priorités du travail ;
  • gardant des contacts réguliers avec les collègues pour maintenir le collectif.

• utiliser tous les outils de communication mis à disposition : mails, téléphone, tchats, documents partagés, visioconférence, outils de travail collaboratif, agenda partagé
• arbitrer selon le sujet, son importance et sa sensibilité, entre téléphone, visio, messagerie électronique ou instantanée ;
• réfléchir avant de rédiger les messages électroniques à leur utilité, à leur pertinence et leur impact (destinataires…).

Pour les encadrants de proximité, il convient de :

• s’assurer d’un contact régulier avec chaque télétravailleur en restant vigilant aux signaux faibles pouvant révéler la souffrance de certains, surtout s’ils reviennent peu au bureau ;
• respecter le droit à la déconnexion, même si les modalités n’en ont pas encore été débattues au sein de l’entreprise : il s’agit notamment de respecter des horaires décents lors des communications téléphoniques avec ses collaborateurs notamment ;
• adapter les objectifs et le suivi de l’activité des télétravailleurs à leurs conditions de travail qui évoluent ;
• poursuivre les rencontres du collectif en conciliant virtuel et présentiel ;
• essayer de maintenir les rites établis ;
• envisager les modalités de convivialité/travaux en équipe à l’occasion du retour en présentiel ;
• réguler les tensions pouvant survenir suite aux différences de situations entre les salariés pouvant télétravailler et ceux ne le pouvant pas.

Au niveau de l’entreprise, il convient également de :

• accompagner les managers de proximité et de les aider à assurer leurs missions de soutien, d’accompagnement et de coordination des équipes ;
• assurer une assistance à distance pour l’usage des outils informatiques et de communication ;
• organiser et mettre en place des formations sur le télétravail et le travail à distance pour les différentes catégories de personnel (salariés, managers) ;
• organiser auprès de l’ensemble des salariés la diffusion de bonnes pratiques d’utilisation des moyens de communication.

Une formation indispensable

La mise en place précipitée du télétravail en début de confinement n’a souvent pas permis de préparer ni de former les salariés au télétravail, et les plus aguerris n’étaient généralement pas préparés à une pratique à temps complet. Il est donc indispensable de mettre en place des formations d’accompagnement au télétravail adaptées aux conditions dans lesquelles il va perdurer. L’expérience des trois mois de confinement devrait permettre d’enrichir les formations du vécu de chaque salarié et d’identifier précisément les sujets qui nécessitent un accompagnement.

L’OCDE dans son rapport de juillet 2020 préconise quelques pistes : formation des managers aux pratiques d’animation d’équipe en télétravail, formation des salariés à la pratique de l’autonomie et à la maîtrise des technologies de l’information (TIC).

Une sensibilisation des télétravailleurs à la nécessité de garder une structuration de leur journée et une bonne hygiène de vie peut en complément limiter les effets potentiels liés aux changements du rythme quotidien et des habitudes.

Télétravail en espace de coworking

Le télétravail peut également, sous réserve de l’accord de l’employeur, s’exercer dans des « tiers lieux » souvent qualifiés d’espaces de coworking. Ces espaces gérés par des exploitants proposent la mise à disposition payante d’espaces de travail partagés et connectés pour quelques heures ou pour des durées plus longues. Les engagements réciproques des parties au contrat figurent dans des conventions types fixant les conditions générales d’occupation et d’utilisation de l’espace de coworking. Elles laissent peu de marge à la négociation sur les conditions d’accueil.

Cela peut également permettre aux salariés concernés de ne pas avoir à prendre les transports en commun pour rejoindre le site de l’entreprise tout en disposant d’un espace de télétravail dans un lieu dédié et équipé, parfois plus propice au travail et à la concentration que le domicile.

Un guide intitulé « Tiers-lieux. Quelles précautions prendre contre la Covid-19 ? » publié le 9 mai 2020 par le ministère en charge de l’Economie et des Finances peut aider les exploitants à mettre en œuvre les mesures de distanciation dans les espaces dédiés au coworking.

La conception et l’aménagement de ces tiers lieux n’est pas soumise au Code du travail, mais à la réglementation relative aux établissements recevant du public (ERP) axée principalement sur l’accueil du public et la sécurité en cas d’incendie. Cette règlementation ne prend pas en compte l’aménagement des postes ni les conditions de travail des occupants, mais l’employeur reste tenu vis-à-vis des salariés qui y télétravaillent aux mêmes obligations en matière de santé et de sécurité que pour tous les autres salariés.

Il est donc conseillé aux employeurs, avant de s’engager contractuellement, de visiter ces lieux ou, a minima, de s’enquérir auprès de l’exploitant des mesures de prévention mises en place sur le site, non seulement des mesures de protection contre la Covid-19 mais aussi de l’adaptation du mobilier et des installations aux exigences du travail.

Source : INRS